Ludzie pisma piszą…

Podstawowym środkiem komunikacji z wszelkiego rodzaju urzędami pozostają pisma. Jeśli już wiesz, co Ci przeszkadza na ścieżkach rowerowych stolicy i do kogo powinieneś/naś się skierować [zobacz >>>], skorzystaj z niniejszych wskazówek przelewając swoje postulaty na papier.

Co powinno zawierać pismo?

– Twoje imię, nazwisko, pełny adres (dotyczy to także emaili – urzędy nie mają obowiązku reagować na anonimy);

– Nazwę i adres instytucji, do której kierujesz pismo;

– (opcjonalnie) hasłowe przedstawienie tematyki pisma (np. dotyczy: ścieżki rowerowej przy ul. X) – ułatwi to skierowanie pisma do właściwej komórki wewnątrz urzędu;

– Jeśli odpowiadasz, precyzujesz lub w inny sposób nawiązujesz do wcześniejszej korespondencji – sygnaturę (z reguły umieszczana w lewym górnym rogu, czasem opisana jako „nasz znak”) i datę pisma (ułatwi to urzędnikowi zidentyfikowanie sprawy);

– Krótko, jasno i precyzyjnie sformułowany wniosek (najlepiej jednym zdaniem, ewentualnie z podziałem na punkty, jeśli chcesz jednocześnie poruszyć kilka spraw) z określeniem miejsca, którego dotyczy, i postulowanych działań;

– Uzasadnienie wniosku (może być nieco obszerniejsze);

– Prośba o poinformowanie o sposobie rozpatrzenia wniosku i podjętych działaniach.

UWAGA! Instytucje udzielają odpowiedzi listem poleconym, co dobrze o nich świadczy, ale bywa uciążliwe, kiedy wraca się do domu późno lub nie mieszka pod adresem zameldowania. Można jednak zaznaczyć, że prosisz o przesłanie odpowiedzi mailem na podstawie art. 39 § 1 pkt. 1. KPA.

Co dalej?

Pismo najlepiej wydrukować w dwóch egzemplarzach (oryginał i kopia) i złożyć w kancelarii adresata za pokwitowaniem na kopii (z reguły w formie pieczątki z datą) lub wysłać listem poleconym (zachowując potwierdzenia nadania). Jeśli nie masz czasu, by udać się osobiście do urzędu lub na pocztę, możesz spróbować wysłać emaila – jednak nie wszystkie urzędy opanowały już ten kanał komunikacji.

Zalecamy przesłanie kopii pisma emailem do wiadomości Zielonego Mazowsza, tak byśmy wiedzieli, co na ścieżkach piszczy.

Urząd ma obowiązek odpowiedzieć w ciągu 30 dni (patrz niżej). Jeśli tego nie zrobi, można przypomnieć o sprawie telefonicznie, napisać ponaglenie, a w ostateczności złożyć skargę do prezydenta miasta, załączając kopie pokwitowań.

Poza tym…

Radny może być za

Postaraj się zainteresować lokalnych radnych Twoimi postulatami. Radni pełnią dyżury, coraz częściej też korzystają z poczty elektronicznej. Terminy dyżurów oraz adresy email można znaleźć na stronie miasta (Rada Warszawy) lub dzielnicy (Rady Dzielnic).

Media czekają na sygnały

O swoich postulatach możesz także poinformować prasę – dzienniki prowadzą z reguły dyżury telefoniczne lub emailowe. Oprócz największych gazet, warto poszukać także kontaktów do lokalnych „darmówek” lub osiedlowo-sąsiedzkich witryn internetowych – być może mają one mniejszą siłę przebicia, ale mogą być bardziej zainteresowane pozornie drobnymi, lokalnymi problemami.

Kodeks postępowania administracyjnego

KPA jest podstawowym aktem prawnym regulującym zasady postępowań administracyjnych, w szczególności skarg i wniosków. Poniżej cytujemy wybrane przepisy, pełen tekst można znaleźć np. na serwerze sejmowym:

isap.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WDU19600300168

Dział I – Przepisy ogólne

Rozdział II – Zasady ogólne

Art. 6. Organy administracji publicznej działają na podstawie przepisów prawa.

Art. 7. W toku postępowania organy administracji publicznej stoją na straży praworządności i podejmują wszelkie kroki niezbędne do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz do załatwienia sprawy, mając na względzie interes społeczny i słuszny interes obywateli.

Art. 8. Organy administracji publicznej obowiązane są prowadzić postępowanie w taki sposób, aby pogłębiać zaufanie obywateli do organów Państwa oraz świadomość i kulturę prawną obywateli.

Art. 9. Organy administracji publicznej są obowiązane do należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego. Organy czuwają nad tym, aby strony i inne osoby uczestniczące w postępowaniu nie poniosły szkody z powodu nieznajomości prawa, i w tym celu udzielają im niezbędnych wyjaśnień i wskazówek.

[…]

Art. 12.

§ 1. Organy administracji publicznej powinny działać w sprawie wnikliwie i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do jej załatwienia.

§ 2. Sprawy, które nie wymagają zbierania dowodów, informacji lub wyjaśnień, powinny być załatwione niezwłocznie.

Rozdział VII – Załatwianie spraw

Art. 35.

§ 1. Organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki.

§ 2. Niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ.

§ 3. Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym – w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania.

§ 4. Przepisy szczególne mogą określać inne terminy niż określone w § 3.

§ 5. Do terminów określonych w przepisach poprzedzających nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu.

Art. 36.

§ 1. O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie określonym w art. 35 lub w przepisach szczególnych organ administracji publicznej jest obowiązany zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.

§ 2. Ten sam obowiązek ciąży na organie administracji publicznej również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu.

Art. 37.

§ 1. Na niezałatwienie sprawy w terminie określonym w art. 35, w przepisach szczególnych, ustalonym w myśl art. 36 lub na przewlekłe prowadzenie postępowania stronie służy zażalenie do organu wyższego stopnia, a jeżeli nie ma takiego organu – wezwanie do usunięcia naruszenia prawa.

§ 2. Organ wymieniony w § 1, uznając zażalenie za uzasadnione, wyznacza dodatkowy termin załatwienia sprawy oraz zarządza wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych niezałatwienia sprawy w terminie, a w razie potrzeby także podjęcie środków zapobiegających naruszaniu terminów załatwiania spraw w przyszłości. Organ stwierdza jednocześnie, czy niezałatwienie sprawy w terminie miało miejsce z rażącym naruszeniem prawa.

Art. 38.

Pracownik organu administracji publicznej, który z nieuzasadnionych przyczyn nie załatwił sprawy w terminie lub nie dopełnił obowiązku wynikającego z art. 36 albo nie załatwił sprawy w dodatkowym terminie ustalonym w myśl art. 37 § 2, podlega odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej albo innej odpowiedzialności przewidzianej w przepisach prawa.

Rozdział VIII – Doręczenia

Art. 39. Organ administracji publicznej doręcza pisma za pokwitowaniem przez pocztę, przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy.

§ 1. Doręczenie następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204, z późn.zm.), jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania:

1) wystąpił do organu administracji publicznej o doręczenie albo

2) wyraził zgodę na doręczenie mu pism za pomocą tych środków.

Przykłady pism

Nie wiesz jak zacząć? Pomogą Ci przykłady pism: [zobacz >>>]